ビジネスメールに必須！「ご承知おきください」の正しい使い方とは？

この記事では、「ご承知おきください」の正しい意味・使い方・活用事例・注意点を詳しく解説し、メール文例や言い換えフレーズも紹介します。

ビジネスメールにおける「ご承知おきください」の重要性

「ご承知おきください」の意味とは？

「ご承知おきください」は、「あらかじめ知っておいてください」という意味の丁寧な敬語表現です。

• 承知する： 事情や事実を理解し、受け入れる
• おく： 前もって〜しておくという補助動詞

この2つを組み合わせることで、「事前に頭に入れておいてほしい」というニュアンスになります。単なる事実伝達ではなく、事前準備や心構えを促す効果があるのです。

例文：
・来週の打ち合わせは30分早く始まります。ご承知おきください。
・今月末をもって旧型端末はサポートを終了します。あらかじめご承知おきください。

ビジネスシーンでの必要性

現場でのトラブルの多くは、情報共有不足が原因です。たとえば：

• 納期変更が伝わらず、納品遅延でクレーム
• 仕様変更を社内に周知せず、作業やり直し
• 会議形態の変更を知らせず、参加率低下

こうした事態を防ぐには、「ご承知おきください」＝予防線として機能します。
メール末尾にこの一文を添えるだけで、相手が「重要な情報」として認識しやすくなります。

業種別の活用例

• 製造業： 工場ラインの停止日やメンテナンス情報を事前共有
• IT業界： システムメンテナンスやバージョンアップの告知
• 営業職： キャンペーン終了や割引条件変更の周知
• 総務部： 社内規則や福利厚生制度の改定連絡

相手に対する配慮と敬意の表現

「知っておいてください」では直接的すぎて、相手によっては命令口調と感じられます。その点、「ご承知おきください」は敬語化されており、相手の立場を尊重した柔らかい依頼として響きます。

特に社外の取引先や社内の上司など、信頼関係を維持したい相手にこそ効果的です。

誤用のリスクとその影響

「了承」との混同は避けるべきです。

この違いを理解していないと、相手に間違ったニュアンスが伝わり、関係悪化の原因にもなります。

「ご承知おきください」の使い方

基本的な使い方とポイント

構文はシンプルで、「情報や事実」＋「ご承知おきください」が基本です。

例：
新しい経費精算システムは6月1日から運用を開始します。ご承知おきください。

ポイントは以下の通りです。

1. 重要な情報とセットで使う
2. メール末尾に置くと自然に締まる
3. 「念のため」「あらかじめ」を加えると丁寧さが増す

効果的な配置例

メール本文の中盤に入れるときは、段落を区切り前後に空白を入れると目立ちやすくなります。
重要事項の後に改行して単独で「ご承知おきください」と置くと、相手が必ず目にします。

目上の方への柔らかい言い換え

さらに敬意を強める場合は以下のような言い回しが有効です。

• ご承知おきいただけますと幸いです
• お含みおきいただければ幸いです
• ご認識賜れますと幸いです

例：
本契約は来月1日から効力を発します。ご承知おきいただけますと幸いです。

具体的な例文／フレーズ

実務でよく使われるパターン：

• 来週の営業会議はオンライン開催に変更となります。あらかじめご承知おきください。
• 旧システムは7月末で運用終了となります。ご承知おきください。
• 添付の報告書は速報値です。変更の可能性がありますので、念のためご承知おきください。

「ご承知おきいただけますと幸いです」などの類語

• お含みおきください： 制約条件やリスクの共有
• ご認識ください： 事実や現状の強調
• 念のためお知らせいたします： 柔らかい情報提供
• 頭の片隅に置いていただけますと幸いです： カジュアルな周知

「ご承知おきください」の注意点

コミュニケーションにおける適切なシーン

「ご承知おきください」は万能なように思えますが、使うべきシーンと避けるべきシーンがあります。
適切な活用シーンは以下の通りです。

• 納期や日程の変更連絡： 後から「聞いていない」という誤解を防ぐ
• 仕様や条件の変更共有： 顧客や関係部署が事前に準備できる
• 社内ルールの改定： 全社員に統一ルールを徹底させる
• 休業日や営業時間の変更： 顧客対応に関わる重要情報

例文：
弊社は8月13日〜15日を夏季休業といたします。休業期間中は電話・メール対応ができませんので、あらかじめご承知おきください。

避けるべきシーン

• 相手から承認を得る必要がある場合（→「ご了承」「ご承諾」を使用）
• 謝罪やお詫びが必要な場面（→お詫び＋説明に置き換える）
• 緊急性の高い案件（→「至急ご確認ください」を使用）

印象を良くするための工夫

同じ「ご承知おきください」でも、前置きや理由を添えるだけで印象は大きく変わります。

• 理由を添える： 「業務効率化のため、システムを変更します。ご承知おきください」
• メリットを明記： 「新制度により、申請がよりスムーズになります。ご承知おきください」
• 補足情報を入れる： 「詳細は添付資料をご覧ください。ご承知おきください」

【悪い例】
来週から受付時間が変わります。ご承知おきください。
【良い例】
来週から受付時間が9時〜17時に変更となります。これは混雑緩和のための対応です。あらかじめご承知おきください。

このように、背景や意図を補足すると、相手が納得しやすくなり、不満や混乱を防げます。

失礼にあたる表現との違い

似ている表現でも、受け取る印象はかなり違います。

特に社外文書や取引先へのメールでは、「ご承知おきください」が最もバランスが良く、失礼になりにくい表現です。

シチュエーション別の活用法

場面ごとに表現を微調整すると、より自然で伝わりやすくなります。

• 社内連絡： 来週の営業会議はオンライン開催となります。ご承知おきください。
• 社外連絡： 本契約は9月1日より効力を発します。ご承知おきいただけますと幸いです。
• お知らせ文： 弊社サポート窓口は12月29日〜1月3日まで休業いたします。あらかじめご承知おきください。

ポイント：
社外にはより丁寧な「ご承知おきいただけますと幸いです」、社内には簡潔な「ご承知おきください」が向いています。

ビジネスメール全般における言葉選びの重要性

伝えたい内容を正確に伝えるために

ビジネスメールでは、正確さと配慮の両立が求められます。誤解を招く表現や曖昧な言い回しは、業務効率を下げるだけでなく、関係性に影響する可能性があります。

例えば、「ご了承ください」と「ご承知おきください」は意味が異なりますが、混同している人も少なくありません。

言葉のニュアンスが与える影響

似た意味の言葉でも、ニュアンスの違いで相手の受け止め方が変わります。

• ご了承ください： 同意・許可を前提とする
• ご承知おきください： 事前周知・情報共有
• ご理解ください： 状況への理解を求める

例：
「天候により試合を延期いたします。ご了承ください。」（同意を求める）
「天候により試合を延期いたします。ご承知おきください。」（情報共有）

相手の理解を深めるための工夫

同じ表現でも、背景説明や補足を加えることで理解度が向上します。

• 背景説明：「新制度は業務効率化のため導入します。ご承知おきください」
• 添付資料：「詳細は別紙をご参照ください。ご承知おきください」
• メリット提示：「これにより申請が簡単になります。ご承知おきください」

承知と了承の使い分け

最後に、この2つの使い分けをおさらいします。

「ご承知おきください」は、あくまで事実や情報の共有に用いることを意識しましょう。

まとめと今後のビジネスメールの工夫

「ご承知おきください」というフレーズの振り返り

ここまで見てきたように、「ご承知おきください」はビジネスメールにおいて、事前に情報を伝えるための最適な敬語表現です。

• 意味：「あらかじめ知っておいてください」
• 用途：重要事項や変更点の事前周知
• 特徴：命令的にならず、柔らかく丁寧な印象
• 注意点：「了承」との混同を避ける

例：
来週の会議は午前9時開始に変更となります。ご承知おきください。
→ 短くても、確実に重要情報が伝わる。

ビジネスメールにおける表現力を高める方法

メールの印象をより良くし、誤解を避けるためには、言葉選びの引き出しを増やすことが大切です。

1. 類語や言い換えを覚える

• ご承知おきいただけますと幸いです
• お含みおきいただければ幸いです
• ご認識賜れますと幸いです
• 念のためお知らせいたします

2. 前置きや背景を添える

• 理由：「〜のため」や「〜に伴い」を加える
• 目的：「混乱を避けるため」「準備のため」などを明示

3. 読みやすいレイアウトにする

箇条書き、改行、太字を活用して、重要情報を目立たせると見落とし防止になります。

今後のビジネスシーンでの具体的な活用法

「ご承知おきください」は、社内外のさまざまな場面で活躍します。以下は活用例です。

社内向け

• 来週から社内食堂の営業時間が変更となります。ご承知おきください。
• 明日の朝礼は8時30分から行います。ご承知おきください。

社外向け

• 本製品の価格改定は10月1日からとなります。ご承知おきいただけますと幸いです。
• 夏季休業中はサポート業務を停止いたします。あらかじめご承知おきください。

お知らせ文

• 台風接近に伴い、明日のイベントは中止いたします。ご承知おきください。
• ビルの停電作業により、明日は終日エレベーターが使用できません。ご承知おきください。

チェックリスト｜「ご承知おきください」を使う前に確認すること

以下のチェックリストで、文章が適切かどうか確認できます。

• ✅ 相手にとって重要な情報か？
• ✅ 事前に知っておく必要がある内容か？
• ✅ 「了承」や「承認」を求める場面ではないか？
• ✅ 命令的な印象になっていないか？
• ✅ 補足説明や理由を添えているか？
• ✅ 社外宛ならより丁寧な言い換えをしているか？

例：
「ご承知おきください」→ 相手が上司や顧客の場合、「ご承知おきいただけますと幸いです」に変更することでより柔らかくなる。

業種別・文末テンプレ集

最後に、実務でそのまま使える文末テンプレートを業種別にまとめました。

製造業

• 〇〇工場の定期メンテナンスは〇月〇日に実施いたします。ご承知おきください。
• 次回の製品検査は〇月〇日です。立ち会いが必要な方は、ご承知おきください。

IT業界

• システム更新作業を〇月〇日に実施いたします。作業中は一部機能が利用できません。ご承知おきください。
• 次回リリースは〇月〇日予定です。テスト環境での動作確認をお願いいたします。ご承知おきください。

営業職

• キャンペーンは〇月〇日をもって終了となります。ご承知おきください。
• 次回の訪問日は〇月〇日に変更となりました。ご承知おきください。

総務・人事

• 社内規定の改定版を〇月〇日より施行いたします。ご承知おきください。
• 健康診断は〇月〇日から受付を開始します。ご承知おきください。

まとめ

「ご承知おきください」は短いながらも、重要な情報を失礼なく伝える力を持つ表現です。
使い方を理解し、状況に合わせて適切な言い換えや補足を行えば、ビジネスメールの品質は大きく向上します。

明日からのメール文面で、「ご承知おきください」を戦略的に活用してみましょう。それは単なる言葉選びではなく、信頼関係を築くためのコミュニケーション技術です。