源泉徴収票は、年末調整や確定申告に必要な重要書類です。しかし、退職後に前職の会社から源泉徴収票を受け取るのを忘れてしまった場合、どのようにして入手すればよいのでしょうか？
特に電話での依頼方法を知っておくと、迅速に対応できる可能性が高まります。本記事では、前職の会社に電話で源泉徴収票を取得する方法を中心に、メールでの依頼方法や必要な書類、取得後の手続きなどについて詳しく解説します。スムーズに源泉徴収票を受け取るためのポイントを押さえて、適切な対応を取りましょう。
前職の源泉徴収票のもらい方
電話での依頼方法
前職の源泉徴収票を取得するには、まず会社の総務・人事担当者に電話で依頼しましょう。以下の手順を参考にしてください。
- 事前準備：自分の社員番号、退職日、住所などの情報を確認しておく。
- 電話をかける時間帯：業務が落ち着く午前10時～11時や午後2時～4時が望ましい。
- 話す内容：
- 自分の名前、元の所属部署、退職日を伝える。
- 源泉徴収票を郵送またはメールで送付してもらうよう依頼する。
- 送付先の住所またはメールアドレスを伝える。
- 確認事項：発送予定日や、手数料の有無を確認する。
メールでの取得方法
電話が難しい場合は、メールでの依頼も可能です。メールでの依頼は時間を気にせず送信できるため、会社の営業時間外であっても対応しやすい点がメリットです。ただし、返信には時間がかかる可能性があるため、余裕を持って依頼しましょう。
- 件名：「源泉徴収票発行のお願い」
- 本文には以下を記載：
- 氏名・社員番号・退職日：会社側がすぐに本人確認できるようにする。
- 源泉徴収票の送付方法（郵送 or メール）：メールで受け取れる場合は迅速に対応可能。
- 送付先の情報（現住所・メールアドレス）：誤りがないよう、正確に記載。
- 連絡先（電話番号・メールアドレス）：担当者が確認後、問い合わせできるようにする。
- 返信希望期限：早めに受け取りたい場合は、希望期限を明記すると効果的。
また、メールを送信した後、3～5日経っても返信がない場合は、再度確認の連絡を入れるとスムーズに進みます。フォローアップの際は、以下のようなメールを送ると効果的です。
件名: 再送: 源泉徴収票発行のお願い
本文:
お世話になっております。
先日、源泉徴収票の発行をお願いするメールをお送りしましたが、ご確認いただけましたでしょうか。
お手数ですが、ご対応の進捗についてご確認いただけますと幸いです。もし追加で必要な情報がございましたら、お知らせください。
どうぞよろしくお願いいたします。
[あなたの名前] [連絡先] [元の勤務先情報]
必要な書類と情報
源泉徴収票を取得する際に、次の情報が求められることがあります。
- 本人確認書類（運転免許証やマイナンバーカード）
- 退職時の給与明細（会社が本人確認するため）
- 送付先の詳細情報（現住所・メールアドレス）
源泉徴収票をもらう理由
年末調整の必要性
年末調整を受けるために、源泉徴収票は必須です。源泉徴収票には、年間の給与所得や所得税の控除額が記載されており、新しい勤務先へ提出することで、正しく所得税が計算されます。具体的には、新しい勤務先が従業員の年間所得や控除の適用状況を把握し、適切な税額を再計算するために利用します。
年末調整の流れとしては、まず新しい勤務先が従業員から源泉徴収票を受け取り、住宅ローン控除や生命保険料控除などの適用可否を確認します。その後、給与支払額や社会保険料の控除額を考慮し、年間の納税額を再計算。過不足があれば年末の給与支給時に還付または追加徴収が行われます。
企業によっては、源泉徴収票の提出が遅れると年末調整に間に合わず、自分で確定申告を行わなければならなくなるため、早めに取得しておくことが重要です。特に、年内に転職した場合は、旧職と新職の給与データを合算する必要があり、源泉徴収票の提出は必須となります。
企業によっては、源泉徴収票の提出が遅れると年末調整に間に合わず、自分で確定申告を行わなければならなくなるため、早めに取得しておくことが重要です。特に、年内に転職した場合は、旧職と新職の給与データを合算する必要があり、源泉徴収票の提出は必須となります。
確定申告のための準備
フリーランスや個人事業主に転向した場合、確定申告時に前職の源泉徴収票が必要になります。これは、給与所得と事業所得を正確に申告するためであり、源泉徴収票の記載内容を基に、経費控除や税額計算が行われます。
また、副業をしている人や、住宅ローン控除、医療費控除などの税控除を受ける場合にも、源泉徴収票の情報が必要になることがあります。適切な税務処理を行うためにも、源泉徴収票は確定申告の際に重要な書類となるため、大切に保管しましょう。
退職後の税務手続き
退職後に失業保険の申請をする際にも、源泉徴収票が必要となる場合があります。ハローワークでの手続き時に、過去の給与実績を証明するための書類として使用されることが多く、源泉徴収票の提出が求められるケースがあります。
さらに、退職後に一時的に無職となった場合、住民税の納付方法が変わる可能性があります。通常、給与天引きで支払っていた住民税が、退職後は個別に納付する「普通徴収」に切り替わるため、市区町村からの納税通知を確認し、適切に対応する必要があります。その際にも、源泉徴収票が基となるため、紛失しないように注意しましょう。
このように、源泉徴収票は年末調整や確定申告だけでなく、退職後の様々な税務手続きにも関わる重要な書類です。円滑に手続きを進めるためにも、早めに取得し、必要な場面で活用できるよう準備しておくことが大切です。
前職の会社への連絡タイミング
いつ連絡するべきか
源泉徴収票は通常、退職後1ヶ月以内に発行されます。しかし、会社の規模や手続きの進行状況によっては、発行が遅れることもあります。そのため、まずは退職時に発行予定日を確認しておくとスムーズです。
もし届かない場合は、退職後1～2ヶ月を目安に会社へ連絡しましょう。特に年末や決算時期など、業務が立て込んでいる場合は処理が遅れる可能性があるため、早めの確認が大切です。また、源泉徴収票の発行を忘れられていることもあるため、状況を確認する意味でも適切なタイミングで連絡を入れることをおすすめします。
スムーズなやり取りのために
- 会社の営業時間内に連絡する：担当者が対応しやすい時間帯（午前10時～11時、午後2時～4時）を狙うとよい。
- 退職時の直属の上司や総務担当者の名前を確認しておく：誰に連絡を取るべきか把握しておくとスムーズ。
- メールと電話を併用する：まずはメールで依頼し、返信がなければ電話でフォローアップする。
- 記録を残す：やり取りの内容をメモし、必要ならメールで確認の返信を送る。
- 催促のタイミングを考える：1回目の連絡後、1週間ほど待っても進展がない場合は、再度連絡を入れる。
電話をかける際の注意事項
- 丁寧な口調で話す：相手に協力してもらうために、礼儀正しく依頼する。
- 必要な情報をあらかじめ準備する：氏名、社員番号、退職日、送付先をすぐに伝えられるようにしておく。
- 発行にかかる期間を確認する：具体的な発行予定日を聞いて、対応が遅れた場合のフォローアップのタイミングを決める。
- 拒否された場合の対処法を考えておく：万が一発行を拒否された場合は、会社の就業規則や労働基準法の規定を確認し、税務署や労働基準監督署へ相談する準備をする。
源泉徴収票再発行の方法
再発行の依頼手順
源泉徴収票を紛失してしまった場合、または何らかの理由で受け取れていない場合は、速やかに再発行を依頼しましょう。以下の手順で対応するとスムーズに進みます。
- 会社の総務・人事に連絡：まずは電話またはメールで、源泉徴収票の再発行を依頼します。できれば、直接対応してもらえる担当者の名前を把握しておくとやり取りがスムーズになります。
- 理由を伝えて再発行を依頼：単に紛失した場合や、会社側で発行が遅れている場合など、明確な理由を伝えましょう。また、急いでいる場合は発行の優先対応が可能かを確認します。
- 必要な書類を提出：会社側が本人確認のために求める書類を準備し、郵送またはメールで提出します。通常、本人確認書類のコピーが必要になることが多いです。
- 再発行後の送付方法を確認：発行後の受け取り方法について、郵送やメール送付などの選択肢を確認し、自分にとって最適な方法を指定します。また、発送予定日も確認しておきましょう。
- 再発行依頼の記録を残す：依頼内容ややり取りの履歴をメモし、万が一のトラブルに備えておきます。
必要な情報と書類
源泉徴収票の再発行を依頼する際には、以下の情報や書類が必要となることが一般的です。
- 本人確認書類（運転免許証・マイナンバーカード・パスポートなど）
- 退職時の給与明細（会社側が給与支払状況を確認するため）
- 社員番号や在籍期間の情報（スムーズな本人確認のため）
- 送付先の住所またはメールアドレス（誤送防止のため、正確に伝える）
発行までの期間
通常、源泉徴収票の再発行には1～2週間ほどかかります。ただし、会社の処理状況や担当者の対応スピードによって異なるため、できるだけ早めに依頼することが大切です。
また、繁忙期（年末調整の時期や年度末など）は対応に時間がかかる場合があるため、余裕を持って手続きを進めましょう。特に確定申告や年末調整の締め切りが迫っている場合は、急ぎの対応をお願いするのも一つの手です。
もし会社側で発行が難しい場合や対応が遅い場合は、税務署や市役所に相談することも検討しましょう。
前職の源泉徴収票がない場合の対処法
紛失した場合の申請方法
源泉徴収票を紛失した場合、まずは会社の総務・人事担当者に連絡し、再発行を依頼しましょう。多くの企業では、源泉徴収票の再発行が可能ですが、手続きに時間がかかることがあるため、早めの対応が重要です。
再発行の際には、本人確認書類（運転免許証、マイナンバーカード、健康保険証など）の提示を求められることがあるため、必要書類を事前に準備しておきましょう。また、手続きの進捗を確認するためにも、問い合わせの際に担当者の名前や連絡先を控えておくことをおすすめします。
もし会社が源泉徴収票の再発行に対応できない場合、市役所や税務署で相談することが可能です。市役所では、給与支払報告書を基に手続きを行うことができ、税務署では給与の支払い履歴を確認しながら対応してもらえます。
倒産した会社の場合の手続き
前職の会社が倒産してしまった場合、源泉徴収票を直接入手することが困難になることがあります。この場合、まずは会社の清算人や破産管財人がいるかを確認し、連絡を取ってみましょう。清算手続きを担当する機関が、源泉徴収票の発行を管理している可能性があります。
もし清算人や破産管財人と連絡が取れない場合、税務署に相談することが必要になります。税務署では、前職の給与支払報告書を基に、税務申告に必要な情報を提供してくれることがあります。ただし、税務署での手続きには時間がかかる場合があるため、早めに対応することが重要です。
また、給与明細や銀行の振込履歴などを持参すると、よりスムーズに手続きを進めることができます。給与の支払証明がない場合、税務署での確認作業が複雑になるため、できるだけ給与に関する書類を保管しておくようにしましょう。
税務署に相談するケース
会社が倒産していなくても、連絡が取れない場合や、源泉徴収票の発行を拒否された場合は、税務署に相談することが有効です。税務署では、給与支払報告書をもとに源泉徴収票の代わりとなる情報を提供してもらえる場合があります。
税務署に相談する際には、以下の書類を準備しておくとスムーズに手続きが進みます。
- 給与明細や銀行の給与振込履歴
- 過去の源泉徴収票（もしあれば）
- 退職証明書や雇用契約書
- 本人確認書類（運転免許証、マイナンバーカードなど）
税務署での手続きには時間がかかることが多いため、確定申告の締め切り前に余裕をもって相談することをおすすめします。また、事前に税務署のWebサイトで必要書類を確認し、準備しておくとよりスムーズに進みます。
メールでもらうことのメリット
時間を節約する方法
近年、多くの企業では源泉徴収票の電子データによる送付に対応しており、メールでの受け取りが可能になっています。郵送よりもメールの方が早く受け取れるため、迅速な手続きが可能です。
メールでの受け取りを希望する場合は、会社の総務・人事担当者に問い合わせ、PDFや電子ファイル形式での送付が可能かを確認しましょう。特に、確定申告の締め切りが迫っている場合や、新しい勤務先への提出が急ぎで必要な場合には、メールでの対応を依頼するとよいでしょう。
トラブルを避けるための注意点
- 送付先のメールアドレスを正しく伝える。
- PDF形式での受領をお願いする。
- 受領後、すぐに内容を確認し、誤りがないかをチェックする。
- 必要に応じて、印刷して保管する。
セキュリティ対策
源泉徴収票には個人情報が含まれるため、セキュリティ対策をしっかりと行うことが重要です。
- パスワード付きのファイルを依頼し、第三者に閲覧されないようにする。
- メールの誤送信がないよう、送信元に確認を求める。
- 受領後は安全な場所に保存し、不必要に外部へ転送しない。
- クラウドストレージを利用する場合は、アクセス制限を設定する。
メールでの受け取りは便利ですが、情報漏洩のリスクもあるため、企業の対応方法を確認しながら適切な方法で取得するようにしましょう。
電話での連絡時のトラブルシューティング
拒否された場合の対処
源泉徴収票の発行を拒否されることは基本的にはありませんが、会社側の都合や対応の遅れによって「対応できない」と言われることがあります。そのような場合でも、源泉徴収票の発行は法律上の義務であるため、会社には発行する責任があります。
拒否された場合は、次のように対応しましょう。
- 冷静に依頼する – 感情的にならず、「税務処理上必要なため、発行をお願いします」と丁寧に依頼しましょう。
- 法律の根拠を伝える – 「源泉徴収票の発行は所得税法第226条で義務付けられています」と具体的に伝えると、会社側も発行せざるを得なくなります。
- 発行の期限を確認する – 「確定申告や年末調整の手続きがあるので、○日までに受け取りたい」と希望の期限を明示する。
- 書面での依頼を試みる – 口頭での対応が難しい場合、メールや書面で正式に依頼し、履歴を残すことで対応を促す。
- 労働基準監督署や税務署に相談する – どうしても対応してもらえない場合は、労働基準監督署や税務署に相談すると、会社に対して指導が行われる可能性があります。
労務担当者とのやり取り
労務担当者とスムーズにやり取りするためには、以下のポイントを押さえておきましょう。
- 事前に情報を整理する：名前・社員番号・退職日など、必要な情報を伝えやすい形で準備。
- 担当者の負担を減らす：企業によっては発行作業が煩雑なため、メールや書類のテンプレートを用意すると手続きをスムーズに進められる。
- 状況に応じて再度連絡する：初回の依頼で対応してもらえない場合、1週間程度間をあけて再度確認の連絡をする。
- 録音やメールの履歴を残す：万が一のトラブルに備え、記録を残しておく。
言いづらい時の対応
源泉徴収票の依頼が言いづらい場合は、以下のように伝えるとスムーズです。
- 「税務手続きのため必要です」 – これを伝えることで、個人的な事情ではなく、公式な手続きのために必要であることを明確にできます。
- 「確定申告の期限があるので早めにお願いしたい」 – 具体的な理由を添えることで、対応を促しやすくなります。
- 「新しい勤務先に提出が必要です」 – 転職したことを伝えると、会社側も対応を急いでくれる可能性が高まります。
- 「発行義務があると税務署にも確認しました」 – 必要に応じて、税務署に相談したことを伝えると、対応が早くなることがあります。
このように、適切な伝え方と交渉方法を知っておくことで、拒否された場合でも円滑に手続きを進めることができます。
市役所での源泉徴収票取得
必要な手続きと書類
市役所では、給与支払報告書を基に源泉徴収票を発行できる場合があります。まず、最寄りの市役所や区役所の窓口に問い合わせ、対応可能かを確認しましょう。市役所での発行が可能な場合は、本人確認書類（運転免許証、マイナンバーカード、健康保険証など）とともに、申請書を記入し提出する必要があります。
また、一部の自治体ではオンライン申請が可能な場合もあるため、事前に公式サイトで確認するのも良いでしょう。オンライン申請の場合、電子証明書が必要になることもあるため、準備しておくことが重要です。
手数料と期間について
手数料は自治体によって異なりますが、通常は数百円程度であることが多いです。支払い方法として、現金、クレジットカード、電子マネーなどが利用できる場合もあります。
発行までの期間についても自治体ごとに違いがありますが、多くの場合、申請後即日～数日以内に発行されます。ただし、年度末や確定申告の時期は申請が集中するため、発行に1週間以上かかることもあります。そのため、期限がある場合は、早めに手続きを進めることが推奨されます。
市役所に足を運ぶタイミング
市役所での手続きは、確定申告や年末調整の期限前に余裕を持って行うことが重要です。特に、税務申告の締切日が近づくと窓口が混雑し、長時間待たされることがあるため、できるだけ早めに訪れるようにしましょう。
また、市役所は平日のみ開庁していることが多いため、仕事をしている場合は、事前に休みを取るか、自治体が提供する夜間窓口や土日対応の特別窓口を利用するのも一つの方法です。さらに、郵送申請が可能な場合は、来庁せずに手続きを完了できるため、事前に問い合わせてみると良いでしょう。
市役所での取得手続きは比較的簡単ですが、自治体ごとにルールが異なるため、事前に必要な書類や手続きの流れを確認しておくことで、スムーズに手続きを進めることができます。
源泉徴収票取得後の手続き
年末調整の準備
取得した源泉徴収票は、新しい勤務先に提出する必要があります。新しい職場の経理部門や人事担当者に、提出期限や必要な書類を事前に確認しておきましょう。提出が遅れると、年末調整の計算に反映されない可能性があるため、早めに手続きを進めることが重要です。
また、勤務先によっては、オンラインでの提出が可能な場合もあるため、電子ファイルの送付方法についても確認しておくとよいでしょう。給与計算システムを利用している企業では、電子データの方が処理がスムーズになる場合があります。
確定申告に向けた確認事項
源泉徴収票の内容が正確であるかどうかを確認しましょう。特に、以下のポイントに注意してください。
- 氏名や住所の誤記がないか：間違っている場合は、早急に修正を依頼する。
- 所得額や控除額が正しいか：税額の計算ミスがないか確認。
- 他の収入源がある場合の整合性：副業や不動産収入などがある場合、確定申告時に正しく申告できるように準備する。
- 扶養控除や医療費控除の適用：確定申告で利用する控除項目について、源泉徴収票の情報と突き合わせておく。
確定申告が必要な場合は、税務署のWebサイトや申告ソフトを活用し、必要な書類を早めに揃えておくことが大切です。特に、医療費控除や住宅ローン控除を利用する場合は、関連する領収書や証明書の保管も重要です。
受け取った後の保管方法
源泉徴収票は、確定申告後も数年間保管しておくことが推奨されます。特に以下の方法で適切に管理しましょう。
- 原本を安全な場所に保管：ファイルや専用フォルダにまとめておく。
- 電子データとして保存：スキャンしてPDF化し、クラウドストレージやUSBメモリに保存する。
- 確定申告の際の控えを保存：確定申告の控えとともに保管し、万が一税務署から問い合わせがあった場合に対応できるようにする。
- 過去数年分をまとめて整理：5年程度保管しておくと、税務調査などがあった場合にも安心です。
まとめ
前職の源泉徴収票は、年末調整や確定申告に必要な重要書類です。スムーズに取得できるよう、電話やメールで早めに依頼し、必要な情報をしっかり準備しましょう。取得後は、内容を確認し、適切なタイミングで提出・申告を行うことが重要です。
もし源泉徴収票の記載内容に誤りがあった場合は、速やかに発行元である前職の会社に連絡し、修正を依頼しましょう。誤記の例としては、
- 氏名や住所の誤り
- 所得額や控除額の誤記
- 勤務期間の誤表記 などが考えられます。
修正依頼の際には、正しい情報を記載した書類（身分証明書や過去の給与明細など）を用意し、会社の担当者に伝えるとスムーズに対応してもらえます。万が一、会社が対応してくれない場合は、税務署に相談し、適切な手続きを進めるようにしましょう。
万が一取得が困難な場合は、市役所や税務署に相談し、代替手続きを検討しましょう。また、保管方法にも気を配り、将来的な税務手続きに備えておくことが大切です。
